販促レポート
GmailとGoogleカレンダーを連携！予定を自動登録する方法
ミーティングや商談など「Gmail」を使い日程調整される方も多いと思います。決まった日程を「Googleカレンダー」に自動登録できたらとても便利ですよね。本日は「Googleカレンダー」と「Gmail」の連携についての考察です。
Googleカレンダーの自動連携機能を活用
多くの方がビジネスで使っているGmail。
多機能でシンプルで非常に使いやすいですよね。Gmailで決まった「商談の日程」「納品日」「商品の発送日時」などなど、こういった重要な内容はもれなくスケジュールに書き込みたいところです。
一方で手動で書き込むとなると、どうしても手間がかかるし、「ヌケモレ」や「予定のダブルブッキング」が発生してしまうこともあり、トラブルの原因になりかねません。
そこで使えるのがGoogleカレンダーの自動連携機能です。
Gmailの本文やタイトルの内容から推測し、日時、内容、詳細を自動入力してくれる優れものです。特に、出張や営業、外回りの多い方には非常に重宝する便利ワザなので、ぜひ使ってみてください。
Gmailの内容をGoogleカレンダーに自動入力する方法
歯車マークより、[設定]メニューを選択します。
次に、全般から[Gmailからの予定]をクリックし、「Gmailからの予定を自動的にカレンダーに追加する」にチェックを入れます。これで自動的にGoogleカレンダーに予定が追加されます。ただし、全部の予定が自動で登録されるわけではなく、以下のカテゴリのみ有効となります。
- フライト
- ホテル
- レストラン
- 映画やコンサートなど、チケットが必要なイベント
また、以上のカテゴリに該当していても、追加されないケースもあります。該当しないものに関しては、GmailからGoogleカレンダーに「予定登録する方法」を使って効率化しましょう。
GmailからGoogleカレンダーに予定登録する方法
予定登録したいメールを選択して、[予定を作成]メニューを選択します。
すると、自動的にGoogleカレンダーが起動して、メールのタイトルが「カレンダーの題名」に、メールの内容が「カレンダーの詳細」の部分に反映されます。日時や場所は自動で反映されるわけではないので、手動で修正する必要があります。
メールをもらった相手にGoogleカレンダーの招待メールを送る場合は、[送信]を、そうでない場合は、[送信しない]を選択します。
すると、このように予定が登録されました。
「予定を作成」メニューが表示されない時の対処法
まれに、Gmailで「予定を作成」というメニューが表示されないことがあります。この対処法についてもあわせて紹介します。
歯車マークをクリックして、[設定]メニューをクリックします。
[試験運用段階の機能へのアクセスを有効化]にチェックを入れると「予定を作成」のメニューが表示されるようになります。
いかがでしたか？
この機能は、商談や出張が多い営業担当や経営者の方に非常に重宝する便利ワザです。もし、あなたの周りで知らない方がいたら、ぜひ教えてあげてくださいね。
※画像キャプチャに記載されている内容は架空のデータです。
担当ライター：俵谷龍佑
WordPressサイト制作／Web集客の専門家。大手広告代理店にて、百貨店や出版社のリスティング広告運用を担当。その後独立、広告代理店で培ったSEOやデータ分析の知見を活かし、個人メディアを運営する傍らフリーのコンテンツライターとして活動中。執筆テーマは、集客やマーケティングなどビジネス関連、グルメや音楽関連。
公式ブログ
公式フェイスブック